Personalverwaltung

Was geschieht ganz allgemein bei Austritt einer/s Mitarbeitenden nach dem neuen Datenschutzgesetz?

Wenn eine Mitarbeitende oder ein Mitarbeitender die Gemeinde verlässt, müssen ihr oder ihm bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses die verschiedenen Zugriffsrechte usw. entzogen werden, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Was die im Personaldossier aufzubewahrenden Unterlagen betrifft, sieht die Praxis im Kanton Freiburg wie folgt aus: 10 Jahre bzw. 5 Jahre für Beurteilungen. Unterlagen zu Unfällen und Berufskrankheiten werden länger aufbewahrt.

Archivierung von Papierdaten/elektronischen Daten: Darf man das Dossier der oder des Mitarbeitenden, die versendete Korrespondenz und alle anderen Dokumente aufbewahren? 

Die Schriftstücke der verschiedenen Dossiers, die von der Gemeinde im Rahmen ihrer Aufgaben bearbeitet werden, müssen aufbewahrt werden. E-Mails sind amtliche Dokumente im Sinne des Gesetzes vom 9. September 2009 über die Information und den Zugang zu Dokumenten (InfoG; SGF 17.5). Sofern diese Aktenstücke in der kommunalen Infrastruktur abgelegt und aufbewahrt werden, muss der Inhalt der Mailbox nicht auch noch aufbewahrt werden.

Bezüglich des Dossiers der/des Mitarbeitenden siehe vorherige Antwort.

Sind die Personendaten für den Zweck der Bearbeitung nicht mehr nötig, müssen sie vernichtet oder anonymisiert werden, es sein denn, sie sind archivwürdig (Art. 10 und 24 DSchG).

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter einen «persönlichen Bereich» auf dem Gemeindeserver hat, dürfen wir diese Daten dann aufbewahren?

Wenn die Person ihre Arbeitsstelle verlässt, muss sie ihren persönlichen Bereich aufräumen. Schriftstücke, die Teil der Dossiers sind, die die Gemeinde im Rahmen ihrer Aufgaben bearbeitet, müssen zusammen mit diesen Dossiers aufbewahrt werden. Es ist Sache der Mitarbeitenden, vor dem Verlassen des Arbeitsplatzes die notwendige Auswahl zu treffen und abzulegen, was abzulegen ist.

Darf die gesamte Geschäftsleitung sowie der Gesamtgemeinderat Zugang zu sämtlichen MitarbeiterInnenevaluationen haben ? 

Nein, die gesamte Geschäftsleitung sowie der Gesamtgemeinderat dürfen keinen Zugang zu sämtlichen MitarbeiterInnenevaluationen haben. Inhalte von MitarbeiterInnenevaluationen gelten als Personendaten im Sinne des DschG – sie sind vertraulich.

Ein Mitglied der Geschäftsleitung oder des Gemeinderats darf MitarbeiterInnenevaluationen nicht ohne Weiteres einsehen. Dies ist nur zulässig, wenn die Person direkt in den Gesprächsprozess eingebunden ist oder eine berechtigte Funktion wahrnimmt – zum Beispiel als direkte oder disziplinarische Vorgesetzte. Da die interne Organisation von Gemeinden unterschiedlich sein kann, hängt dies aber im Einzelfall von den konkreten Strukturen und Zuständigkeiten ab. Zulässig wäre der Einblick beispielsweise nur dann, wenn:

• das Geschäftsleitungsmitglied (bzw. das Gemeinderatsmitglied) der direkte Vorgesetzte ist und,
• es für die Personalplanung oder strategische Entscheidungen erforderlich ist (z. B. in HR-relevanter Funktion) (art. 7-8 DschG).