Gestion du personnel - Ressource humaine

De manière plus générale, comment traite-t-on la sortie d’un collaborateur en conformité avec la nouvelle loi sur la protection des données ?

Lorsqu’un collaborateur quitte la commune, il faut lui retirer les différents accès, etc. au moment de la fin des rapports de travail afin de garantir la protection des données.

S’agissant des documents à conserver dans le dossier du personnel, la pratique dans le canton de Fribourg est la suivante : 10 ans, respectivement 5 ans pour les évaluations. Pour les documents concernant les accidents et les maladies professionnelles, ils sont conservés plus longtemps.

Archivage des données papier/électronique : peut-on conserver le dossier du collaborateur, les courriers envoyés et tout autre document ? 

Les pièces des divers dossiers traités par la commune dans le cadre de ses tâches doivent être conservées. Les courriels sont des documents officiels au sens de la loi du 9 septembre 2009 sur l’information et l’accès aux documents (LInf ; RSF 17.5). Dans la mesure où ces pièces de dossier sont classées et conservées dans l’infrastructure communale, le contenu de la boîte de courriel ne doit pas être conservé en plus.

Concernant le dossier du collaborateur, voir réponse précédente.

Si les documents ne sont plus nécessaires à l’accomplissement des tâches, les données personnelles doivent être détruites ou anonymisées, sauf si elles possèdent une valeur archivistique (art. 10 et 24 LPrD).

Si un collaborateur détient un « espace personnel » sur le serveur communal, pouvons-nous conserver ces données ?

En quittant son travail, la personne doit ranger son espace personnel. Les pièces qui font partie des dossiers que la commune traite dans le cadre de ses tâches doivent être conservées avec ces dossiers. C’est au collaborateur de faire le tri nécessaire avant son départ et de classer ce qui doit l’être.

La direction dans son ensemble et le conseil communal dans son ensemble ont-ils le droit d'accéder à l'intégralité des entretiens d'évaluation avec les collaboratrices et les collaborateurs ? 

Non, ni la direction dans son ensemble ni le conseil communal dans son ensemble n'ont le droit d'accéder à l'intégralité des entretiens d'évaluation avec les collaboratrices et les collaborateurs. Le contenu de ces entretiens contient des données personnelles au sens de la LPrD - ils sont confidentiels. 

Un membre de la direction ou du conseil communal ne peut pas consulter un entretien d'évaluation d'une collaboratrice ou d'un collaborateur sans autre formalité. Cela n'est autorisé que si la personne qui consulte ce document est directement impliquée dans le processus d'évaluation ou exerce une fonction justifiée, par exemple en tant que supérieur direct ou hiérarchique. L'organisation interne des communes pouvant varier, cela dépend toutefois, dans chaque cas, des structures et des compétences concrètes. La consultation ne serait autorisée que si, par exemple : 

• le membre de la direction (ou du conseil communal) est le supérieur hiérarchique direct et,
• cela est nécessaire pour la planification du personnel ou les décisions stratégiques (par exemple dans une fonction liée aux ressources humaines) (art. 7-8 LPrD).