Le développement de la communauté nécessite également des bilans réguliers. Nous recommandons d'organiser au moins deux réunions de bilan conséquentes au cours de la première année ; par la suite, une par année pourra suffire.
Réunions
Dans le cadre d’une collaboration au sein de la famille, beaucoup de choses fonctionnent sans qu’il ne soit nécessaire de s’exprimer longuement. Les processus et attentes de chacun, mais également la manière de procéder, sont connus de toutes les parties prenantes Dans le cadre d’une collaboration avec d’autres entreprises, un apprentissage est d’abord nécessaire.
- De brèves réunions hebdomadaires, par exemple en début de semaine, pour organiser le travail
- Des réunions plus longues, par exemple mensuellement, pour la planification : répartition du travail, jours de congé, vacances, commandes, achats, rotation des cultures, … Profitez de l’occasion pour aborder les sujets qui vous préoccupent.
- Au cas par cas : créez un groupe WhatsApp, installez un tableau d’affichage et profitez des brèves rencontres pour vous transmettre mutuellement des informations importantes.
Phase de lune de miel
Chaque commencement porte en lui une touche de magie et le début d'une collaboration interentreprises suit la même règle. Le projet de collaboration est réalisé, le travail s’en trouve simplifié. La nouvelle étable et la nouvelle machine donnent entière satisfaction. Ce projet, évoqué depuis longtemps, est enfin concrétisé. Le démarrage est prometteur : l’entraide est présente et la collaboration progresse harmonieusement.
Phase de conflit
Mais bientôt, des nuages apparaissent. Ce ne sont souvent que des détails. Quelques oublis ont été constatés : une vache en chaleur non signalée, un outil mal rangé et une machine laissée sans nettoyage après utilisation. En outre, la production laitière diminue temporairement, le temps que les vaches s’habituent à leur nouvel environnement et à leurs nouvelles congénères.
Comment aborder ces thèmes avec succès ?
- Rapidement et concrètement : ne laissez pas la situation s’installer durant deux semaines ; abordez l’incident le plus rapidement possible, de manière claire et concrète.
- Nommez les conséquences : quelles ont été les conséquences de cet incident ? Avez-vous perdu du temps et subi du stress ? Cela vous a-t-il inquiété ou avez-vous craint de passer à côté d’une information importante ? Avez-vous ressenti une gêne liée au fait de ne pas disposer de cette information, ou cela vous a-t-il agacé ?
- Exprimez vos souhaits : Quel comportement souhaiteriez-vous voir évoluer chez votre partenaire ? Vérifiez avec lui si cette attente est réalisable et envisagez ensemble une alternative qui pourrait aussi vous satisfaire.
Si vous ne parvenez pas à trouver une solution satisfaisante pour les deux parties, nous vous recommandons de faire appel dès que possible à un tiers pour clarifier la situation. Les conflits disparaissent rarement d'eux-mêmes ; ils ont plutôt tendance à s'aggraver et peuvent conduire à l'abandon prématuré du projet et à la fin de la collaboration.
Organisation de la collaboration
Les désaccords et petits conflits indiquent généralement que certains points ne sont pas encore suffisamment clarifiés. Tirez-en les leçons et profitez de vos réunions mensuelles ou d'une réunion d'étape pour améliorer votre organisation. Notez vos décisions dans l'annexe du contrat, sous la rubrique « Décisions de principe ».
Phase de prestation
Vous avez désormais surmonté tous les obstacles à la collaboration et travaillez main dans la main, en toute simplicité. Les bilans annuels vous permettent de consolider votre trajectoire de réussite et d’affronter ensemble les nouveaux défis dès qu’ils se présentent. Vous avez ainsi l’esprit libre et la disponibilité nécessaire pour initier de nouveaux projets.
Réunions régulières pour faire le point sur les questions stratégiques
Une organisation performante se réunit régulièrement, par exemple une fois par an, pour une réunion stratégique. Prenez, vous aussi, le temps de définir ensemble la stratégie. En fonction des besoins, il peut être pertinent de faire animer ces réunions. Notre équipe de consultants se tient à votre disposition. Voici quelques questions qu’il est possible de formuler lors d’une telle réunion :
- Qu'est-ce qui fonctionne bien ? Qu'est-ce qui ne fonctionne pas ?
- Potentiel d'amélioration
- Objectifs à moyen et long terme
- Plan d'action
Notre contribution
Dans le cadre de l'accompagnement de la mise en place de la collaboration, nous essayons de clarifier à l'avance autant de points que possible. Néanmoins, surtout dans la première phase, il y aura toujours des aspects plus simples à régler lors d'un entretien animé. Nous recommandons donc d’organiser 2 à 3 entretiens de conseil supplémentaires au cours de la première année, afin d’aborder les points qui ne sont pas encore réglés de manière optimale et de trouver des solutions. Par la suite, une discussion animée tous les deux ou trois ans pourra permettre de vérifier si la collaboration fonctionne toujours bien ou si quelques améliorations sont nécessaires.
Vous trouverez ici de plus amples informations sur les ressources disponibles dans le cadre d'une collaboration existante : Ressources pour des coopérations existantes – Collaboration interentreprises
Nous contacter
GrangeneuveSection AgricultureRoute de Grangeneuve 311725 Posieux
T +41 26 305 58 00grangeneuve-agriculture@fr.ch
