Qu’est-ce que la légalisation?
C'est la formalité par laquelle l’authenticité d’une signature est certifiée.La Chancellerie d’Etat est l’autorité compétente pour légaliser les signatures apposées sur les actes publics, sous réserve des compétences spéciales attribuées à d’autres autorités ou services.
Elle est l'autorité cantonale compétente:
- pour délivrer les apostilles, en application de la convention de La Haye supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers;
- pour légaliser les signatures destinées à être ensuite «surlégalisées» par une représentation diplomatique ou consulaire d'un Etat étranger.
Type de documents
La Chancellerie d’État légalise les documents signés par une autorité, une administration publique ou un notaire fribourgeois, tels que :
- Jugements de divorce
- Extraits d’actes d’état civil (naissance, mariage, décès,…)
- Actes notariés (achats, ventes, procurations,...)
- Certificats médicaux ou vétérinaires certifiés,... (certifiés conformes par le Service concerné)
- Attestations de domicile (communes ayant déposé leurs signatures auprès de la Chancellerie, sinon préfecture du district concerné)
- Extraits du Registre du commerce
- Copies conformes authentifiées par un notaire
- Documents d’exportation de la Chambre du commerce
La Chancellerie d'Etat ne légalise pas directement les signatures suivantes :
- Signatures privées (à faire chez un notaire ou commune autorisée)
- Signatures d’une personne habilitée à représenter une entreprise au sein du canton de Fribourg (c’est par un notaire, ou le Service du registre du commerce)
- Certificats scolaires (c’est la Direction de la formation et des affaires culturelles - DFAC qui le fait)
- Diplômes universitaires (c’est UNI Info qui le fait)
- Certificats médicaux (c’est la Direction de la santé et des affaires sociales qui le fait)
La Chancellerie d'Etat ne légalise pas :
- Documents fédéraux
- Les documents issus ou délivrés par d'autres cantons (c’est la Chancellerie du canton ayant délivré le document qui le fait)
- Documents de l’étranger
Etapes pour une légalisation ou une apostille (Checklist)
Préparatifs
Vérification de la signature
- Il faut une signature officielle (autorité publique, officiers d’état civil, notaires)
- La signature doit être manuscrite et originale (pas de scan ou copie)
- La Chancellerie tient un registre des signatures valables des autorités compétentes
- Les signatures privées ne sont pas prises en charge.
Destination du document
Apostille
- Pour les pays qui ont signés la Convention de La Haye
Légalisation simple
- Pour tous les autres pays non signataires de la Convention de La Haye
- Nécessite le visa d’une représentation en Suisse
Pour les démarches à l’étranger, contacter la représentation du pays concerné.
Faire légaliser un document
La demande peut être effectuée au guichet ou par courrier, dans ce cas il est important d’indiquer le pays de destination des documents à légaliser.
Prix
- Tarif : 5 à 30 CHF par document
- Paiement : espèces, Twint, carte de débit ou crédit, ou facture (envoi postal)
Temps de traitement
Au guichet
Traitement immédiat ou dans la journée/semaine selon l’affluence et/ou en cas de quantité importante
Par courrier
Traitement en 1 à 3 jours dès réception (selon quantité).
Légalisation par apostille ou légalisation simple
Le type de légalisation effectué dépend du pays de destination des documents.
Légalisation par apostille
Les Etats signataires de la Convention de la Haye reconnaissent la valeur d'un document sans que celui-ci porte le visa d'un consulat ou d'une ambassade, pour autant qu'il porte la légalisation par apostille.
Légalisation simple
La légalisation simple est le sceau reconnu par tous les pays non-signataires de la Convention de la Haye, dès lors que le document porte le visa d'une représentation en Suisse (ambassade, consulat ou mission).
Pays adhérant à la Convention de la Haye
La Chancellerie fédérale informe régulièrement la Chancellerie d’Etat par courriel des pays ayant adhéré à la Convention. Une liste est tenue régulièrement à jour.
