Qu’est-ce que la légalisation?
C'est la formalité par laquelle l’authenticité d’une signature est certifiée.
La Chancellerie d’Etat est l’autorité compétente pour légaliser les signatures apposées sur les actes publics, sous réserve des compétences spéciales attribuées à d’autres autorités ou services.
Qu’est-ce que l’apostille?
C'est la formalité nécessaire pour attester l'authenticité de la signature d'un officier public (aussi dit "surlégalisation").
Dans le canton de Fribourg, cette procédure est de la compétence de la Chancellerie d'Etat.
A l'étranger, les états signataires de la Convention internationale de la Haye de 1961 délivrent une apostille conformément aux prescriptions cette convention. Dans les pays non-signataires, la surlégalisation doit être faite par le gouvernement respectif ainsi que la représentation diplomatique ou consulaire suisse.
Espace "Apostille" du site de la Conférence de la Haye
Demandes de légalisation
La demande peut être effectuée au guichet ou par courrier, dans ce cas il est important d’indiquer le pays de destination des documents à légaliser et de joindre une enveloppe-réponse dûment affranchie.
Type de documents concernés
La Chancellerie d’Etat du canton de Fribourg légalise les documents signés par une autorité, une administration publique ou un notaire fribourgeois. Par exemple :
- jugements de divorces prononcés par un tribunal fribourgeois
- extraits d’acte d’Etat civil fribourgeois (naissance, mariage, décès,…)
- actes d’achats ou de ventes munis de la signature d’un notaire fribourgeois
- certificats médicaux, certificats vétérinaires, …(certifiés conformes par le Service concerné)
- attestations de domicile (communes ayant déposé leur signature auprès de la Chancellerie, sinon préfecture du district concerné)
- extraits du Registre du commerce cantonal
- documents de diverses provenances, copies conformes authentifiées par un notaire fribourgeois
- documents d’exportation délivrés par la Chambre du commerce
La Chancellerie ne légalise pas directement les signatures suivantes :
- signatures des personnes privées (c’est un notaire qui le fait)
- signatures d’une personne habilitée à représenter une entreprise au sein du canton de Fribourg (c’est par un notaire, un Greffe du Tribunal de district du canton de Fribourg ou le Service du registre du commerce)
- certificats scolaires (c’est la Direction de la formation et des affaires culturelles - DFAC qui le fait)
- diplômes ou attestations de l’Université de Fribourg (c’est UNI Info qui le fait)
- certificats médicaux (c’est la Direction de la santé et des affaires sociales qui le fait)
La Chancellerie ne légalise pas:
- Les documents issus ou délivrés par des Offices fédéraux et la Chancellerie fédérale
- Les documents issus ou délivrés par les autres cantons (c’est la Chancellerie du canton ayant délivré le document qui le fait)
- Les documents d’autres pays.
La signature à légaliser doit être une signature manuscrite (les copies ou scans ne sont pas acceptés).
Le secteur Administration et légalisation assure cette tâche. Pour ce faire, elle tient le registre des signatures valables des autorités compétentes du canton de Fribourg.
Tarifs
Les tarifs varient entre 5 Frs. et 30 Frs. par document, à payer en espèces, par carte de débit au guichet (sur facture pour les envois postaux).
Renseignements à prendre auprès de l’autorité étrangère
En cas de question quant aux démarches à effectuer à l’étranger, veuillez prendre contact au préalable avec la représentation du pays concerné, la Chancellerie n’étant pas apte à renseigner sur la procédure à suivre.
Légalisations pour la Suisse
Pour la légalisation d’une signature qui n’est pas à destination de l’étranger, seul un notaire est compétent.
Légalisation par apostille ou légalisation simple
Le type de légalisation effectué dépend du pays de destination des documents.
Légalisation par apostille
Les Etats parties à la Convention de la Haye reconnaissent la valeur d'un document sans que celui-ci porte le visa d'un consulat ou d'une ambassade, pour autant qu'il porte la légalisation par apostille.
Cette apostille est apposée sur la signature d'un fonctionnaire (chimiste ou médecin cantonal par exemple), d'un officier de l'état civil ou sur celle d'un notaire, exclusivement. Elle ne peut pas figurer sur un document signé par une personne privée.
Légalisation simple
La légalisation simple est le sceau reconnu par tous les pays non-signataires de la Convention de la Haye, dès lors que le document porte le visa d'une représentation en Suisse (ambassade, consulat ou mission).
Cette légalisation est possible pour n'importe quel type de document pour autant que la signature qui y figure soit connue du service des légalisations.
Pays adhérant à la Convention
La Chancellerie fédérale informe régulièrement la Chancellerie d’Etat par courriel des pays ayant adhéré à la Convention. Une liste est tenue régulièrement à jour.
