En soutien à la numérisation des processus de l'ensemble des organes de l'Etat et à la cyberadministration, une nouvelle infrastructure numérique de traitements de données, dotée d'une gouvernance centrale, a vu le jour dans le canton. Celle-ci est appelée le Référentiel cantonal. Le projet-pilote a démarré en août 2019.

Buts du Référentiel cantonal

  • Soutien à la digitalisation des processus de l'ensemble des organes de l'Etat dans une perspective transversale
  • Mise à disposition d’une infrastructure numérique de traitements de données dotée d'une gouvernance centrale
  • Fourniture de données qualifiées et actualisées de personnes et d'organisations en interaction et/ou en relation directe avec les organes de l'Etat et pouvant être partagées à des organes publics du canton de Fribourg ou à des personnes privées chargées de l'accomplissement de tâches publiques
  • Application uniforme de nouvelles règles et de nouveaux traitements liés à l'identification, à la disponibilité, à la qualité, à la conformité, à la sécurité des données qui lui sont rattachées ainsi qu'à leur accès.

Données du Référentiel cantonal

  • Principalement des données de référence, c.à.d. ayant pour finalité l'identification, le recensement, la localisation, le contact ou la représentation de la personne ou de l'organisation
  • Autres données fournies volontairement et facultativement par la personne concernée ou par son représentant ou sa représentante
  • Données de personnes, organisations et nomenclatures standardisées (données non personnelles d'utilité générale, adresses de La Poste, listes…)
  • Constitution à partir d'un ensemble de données communes à plusieurs applications et/ou systèmes d'information.

Dès leur mise en production, le catalogue des données est communiqué selon avancement de la mise en oeuvre.

Traitements des données

Gouvernance des données du Référentiel cantonal

  • Responsable des traitements : Commission de gouvernance des données référentielles. La composition de la Commission peut évoluer en fonction des besoins et priorités identifiés. Sa composition arrêtée par le Conseil d’Etat et est disponible sous www.fr.ch/commissions
     
  • Gouvernance des données assurée conjointement avec un comité de qualité des données référentielles (supervision SStat) et un comité de conformité d'utilisation de ces données (supervision CHA). Différentes unités administratives partenaires y sont actives. Voir aussi l’annexe 1 de l’ordonnance RSF 184.16
  • Le SITel assure la gouvernance et sécurité techniques du système d'information, les ressources nécessaires à la mise en œuvre technique du Référentiel cantonal et à son exploitation

Mise en service du Référentiel cantonal et accès aux données

  • Intégration progressive de fonctionnalités et d’organes contributeurs et consommateurs de données autorisés.
  • Les sources, le périmètre et le catalogue des données sont ajustés et mis à jour par étapes durant la phase pilote en fonction des besoins et priorités identifiés.
  • Durant la phase pilote, l'Autorité cantonale de la transparence et de la protection des données (ATPrD) est régulièrement consultée au sujet de l'évolution de la mise en oeuvre et de l'exploitation du Référentiel cantonal.

Organisation en phase pilote

Voir l’annexe 2 de l’ordonnance RSF 184.16

Planning, périmètres, catalogues et utilisateurs/trices initiaux (partenaires de l’organisation, phase projet)

 

Référentiel des nomenclatures

Réalisé/ planifié Périmètres/catalogues Utilisateurs/trices
1er trimestre 2020 Informations générales des communes, districts, cantons, pays Organes de l’Etat (exclusivement)
1er trimestre 2020 Adresses de La Poste > Utilisateurs/trices limités :
Intendant-e-s des données ;
Référent-e-s techniques et organisationnels ;
Testeurs/euses issus des domaines autorisés
1er trimestre 2020 Enumérations > Délégué e-s à la protection des données et ATPrD
3ème trimestre 2020 Données publiques : adresses bâtiments et logements

> Domaine métier suppl. : SPO, SCom
> Délégué e-s à la protection des données et ATPrD
> Responsables de traitements

 

Référentiel des personnes physiques (PP)

Réalisé/planifié Périmètres/catalogues Utilisateurs/trices

1er trimestre 2021

 

4ème trimestre 2021

Données identitaires (PP) : population référencée dans les registres des habitants

Utilisateurs/trices limités des domaines autorisés
Testeurs/euses issus des domaines autorisés

Préposé-e-s au contrôle des habitants (communes-pilotes)

1er trimestre 2021

 

4ème trimestre 2021

Plate-forme d’intendance des données de référence

Réseau d’intendance étendu au sein de l’Etat

 

Préposé-e-s au contrôle des habitants (communes-pilotes)

4e trimestre 2021 Outils d’analyse et de contrôle des accès (journalisations)  Délégué-e-s à la protection des données

 

Données officielles d’identification de la personne vérifiées au sein de l’administration

Un contrôle plus généralisé des données d’identification enregistrées dans les administrations sera effectué dès le deuxième trimestre 2021. Le but est de s'assurer que les informations personnelles traitées, notamment celles conservées dans le Référentiel cantonal, correspondent aux données officielles, à celles de l’état civil et du système d'information central sur la migration.

Pour répondre aux attentes du Conseil d’Etat dans le cadre de la mise en œuvre de la cyberadministration et du Référentiel cantonal, un contrôle de l'exactitude des données des registres de personnes de différentes autorités et organes administratifs sera entrepris. Le but principal est de s'assurer que les informations traitées et conservées correspondent aux données officielles (conformément aux dispositions légales cantonales et fédérales ainsi qu'aux directives fédérales d'harmonisation des registres). Ce travail permet également l'attribution systématique d'un identifiant unique à toute personne ou organisation qui est en interaction et/ou en relation directe avec un organe de l'Etat. A terme, il facilitera également la réalisation et le suivi de certaines démarches pour les utilisateurs et utilisatrices du Guichet virtuel.

Une des conséquences pour certains citoyens et citoyennes sera l'adaptation possible de leurs nom et prénoms officiels ainsi que prénoms usuels aux données officielles et aux exigences de tenue des registres. Le suivi des démarches d’harmonisation sera renforcé au fil du temps dans le cadre de procédures de normalisation et de traitement des divergences applicables à l'ensemble des intervenants, Etat, communes et organes en charge de la gouvernance. Les registres communaux des habitants et les données similaires utilisées transversalement au sein de l'administration cantonale fribourgeoise pourront dès lors faire l'objet de rectifications.

En cas de contestation et sur la base de documents d’état civil probants, le citoyen a la possibilité de faire une demande de rectification de ses données. En l’absence de ces documents, une procédure soumise à émolument existe auprès de l’Etat civil pour faire une demande de changement de noms et prénoms moyennant des motifs légitimes.

Au besoin, des renseignements peuvent être obtenus auprès des préposé-e-s communaux au contrôle de l'habitant ou, pour les ressortissants et ressortissantes étrangers, auprès du Service de la population et des migrants (SPoMi) également. Nous remercions d'ores et déjà l'ensemble des administrées et administrés de leur soutien.

Informations complémentaires :

Bases légales principales

184.1 du 18.12.2020 Loi sur la cyberadministration (LCyb)

RSF 184.13 Ordonnance du 15 mai 2017 sur le guichet de cyberadministration de l’Etat (OGCyb)

RSF 184.16 Ordonnance du 24.06.2019 concernant la mise en oeuvre du Référentiel cantonal de données de personnes, organisations et nomenclatures (projet pilote)

Entrée en vigueur de l’ordonnance: 1.08.2019

Début de la phase-pilote : août 2019

Durée de la phase-pilote : 2 ans, extensible sur base rapport CE

Publié par  Chancellerie de l'Etat de Fribourg

Dernière modification : 01/10/2021