Wählen Sie beim Anmelden das gewünschte Profil aus (Die Auswahl des Profils ist auch durch Klicken auf den eigenen Namen in der Kopfzeile der Seite möglich).

1. Loggen Sie sich im virtuellen Schalter ein.
2. Rufen Sie die Seite Registrierung einer juristischen Person auf (Die Seite kann auch durch Anklicken Ihres Namens in der Kopfzeile des virtuellen Schalters aufgerufen werden).
3. Sobald die Registrierung beantragt wurde, wird ein PDF-Dokument erstellt. Es muss von den unterzeichnenden Personen der juristischen Person unterzeichnet und dann an das im Dokument angegebene Amt gesendet werden.

Sobald der Antrag bei der zuständigen Stelle eingegangen ist, wird er innerhalb von 48 Arbeitsstunden geprüft und freigegeben. Sobald die Anmeldung bestätigt wurde, haben Sie die Möglichkeit, Vertreterinnen oder Vertreter hinzuzufügen und zu entfernen.

Lors de l'utilisation du Guichet Virtuel en tant que Personne Morale il est important de quand même se connecter au Guichet avec un email privé et non son email professionnel.

Par exemple, il faut utiliser comme identifiant SwissID maria@bluewin.ch et non maria@entreprise.ch.

L'adresse privée utilisée ne sera jamais vue par les autres collaborateurs de la Personne morale.

1. Loggen Sie sich im virtuellen Schalter ein.
2. Wählen Sie das Profil der juristischen Person aus (Die Auswahl des Profils ist auch über das Anklicken des eigenen Namens in der Kopfzeile des virtuellen Schalters möglich).
3. Rufen Sie die Seite Bevollmächtigungen und Zugriffsberechtigungen auf (Die Seite kann auch durch das Anklicken des eigenen Namens in der Kopfzeile des virtuellen Schalters aufgerufen werden).
4. Klicken Sie auf eine Bevollmächtigung erstellen.
5. Leiten Sie die Vollmacht an die vertretende Person weiter (Der virtuelle Schalter kann direkt eine E-Mail an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter senden oder ein PDF mit einer Einladung generieren, die an die vertretende Person weitergeleitet wird).

Da die Vollmacht von jeder und jedem angenommen werden kann, muss die endgültige Vollmachtsanfrage noch von einer Vertreterin oder einem Vertreter der juristischen Person bestätigt werden. Sobald die Vollmacht bestätigt wurde, können Sie nach Ihrem nächsten Einloggen im virtuellen Schalter wählen, ob Sie als natürliche Person oder als Vertreterin oder als Vertreter der juristischen Person, deren Einladung Sie angenommen haben, handeln möchten.

1. Loggen Sie sich im virtuellen Schalter ein. Falls nötig, erstellen Sie ein neues Konto.
2. Rufen Sie die Seite Bevollmächtigungen und Zugriffsberechtigungen auf (Die Seite kann auch durch Anklicken des eigenen Namens in der Kopfzeile des virtuellen Schalters aufgerufen werden).
3. Greifen Sie auf die Informationen über die Firma zu (Informationen über die Firma sind auch durch Anklicken des eigenen Namens in der Kopfzeile des virtuellen Schalters zugänglich).
4. Akzeptieren Sie die Vollmacht.
5. Geben Sie die per E-Mail erhaltene Ticketnummer ein.

Der Antrag auf eine Vollmacht muss noch von einer Vertreterin oder einem Vertreter der juristischen Person bestätigt werden. Sobald die Vollmacht bestätigt wurde, können Sie nach Ihrem nächsten Einloggen im virtuellen Schalter wählen, ob Sie als natürliche Person oder als Vertreterin oder als Vertreter der juristischen Person, deren Einladung Sie angenommen haben, handeln möchten.

1. Melden Sie sich im virtuellen Schalter an.
2. Wählen Sie das Profil der juristischen Person aus (Die Auswahl des Profils ist auch durch das Anklicken des eigenen Namens in der Kopfzeile des virtuellen Schalters möglich).
3. Greifen Sie auf die Informationen über die Firma zu (Informationen über die Firma sind auch durch das Anklicken des eigenen Namens in der Kopfzeile des virtuellen Schalters zugänglich).
4. Wählen Sie die Registerkarte «Verwaltung der Mitarbeitenden» aus.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Aus dem Unternehmen entfernen».

Die Benutzerin oder der Benutzer kann im virtuellen Schalter weiterhin als natürliche Person auftreten, aber sie oder er kann nicht mehr im Namen des Unternehmens oder der Institution, von dem oder der sie entfernt wurde, auftreten.

Les démarches communales sur le Guichet Virtuel doivent être faites à partir du compte de la Commune.

Un compte Commune sur le Guichet Virtuel doit être créé à partir du compte personnel du Secrétaire Communal. Le Secrétaire Communal pourra ensuite donner procuration à des représentants de la Commune. Il est important que le syndic ait lui-même un compte sur le Guichet Virtuel afin qu'il puisse gérer les droits d'accès des collaborateurs en cas d'absence ou de départ du Secrétaire communal.

Les différents collaborateurs doivent se connecter sur le guichet virtuel avec leur adresse personnelle (Exemple: maria.bernasconi@bluewin.ch) et non une adresse de la Commune comme secretaire@commune.ch ou maria.bernasconi@commune.ch. L'adresse privée utilisée ne sera jamais vue par les autres collaborateurs de la Commune.

Une fois connecté avec son compte personnel, créer un compte Commune:

Etape 1 - Coordonnées de la personne morale

• Nom: Saisir le nom complet de la commune avec le préfixe Commune de ou Ville de.
• Forme juridique: Sélectionner 2. Commune fribourgeoise.
• Email: Cet email sera utilisé pour envoyer des notifications lors de la demande de prestations.
• IDE: Ce champ n'est pas nécessaire pour les communes, il doit être laissé vide.

Etape 2 - Signataire (s)

• Cocher Je ne suis pas le premier signataire, sauf si vous êtes vous-même le Syndic.
• Saisir les informations du Syndic.
• Cocher Je souhaite renseigner un second signataire.
• Saisir les informations du Secrétaire Communal sous la rubrique Deuxième signataire.
• Ne pas cocher Je souhaite représenter un représentant des signataires.

Etape 3 - Résumé des informations

• Vérifier les informations saisies et cliquer sur Envoyer.

Une fois la demande de création de la personne morale effectuée, faire signer la confirmation au Syndic et au Secrétaire Communal et la transmettre à la préfecture.

L’inscription de la commune au Guichet virtuel sera validée par la Préfecture. Une confirmation sera envoyée par mail à l'adresse renseignée à l'étape 1.

Si la Commune souhaite autoriser des collaborateurs à agir en son nom sur le Guichet Virtuel, elle doit leur donner procuration.

1. Se connecter sur le guichet virtuel.
2. Sélectionner le profil de la Commune (La sélection du profil est disponible lors de la connexion ou en cliquant sur son nom dans l’en-tête de la page)
3. Accéder à la page Procurations et droits d’accès (La page est également accessible en cliquant sur son nom dans l’en-tête du guichet)
4. Cliquer sur Créer une procuration
5. Transmettre la procuration au représentant (Le guichet peut directement envoyer un email au collaborateur ou générer un pdf d’invitation à lui transmettre).

La procuration pouvant être acceptée par n’importe qui, la demande de procuration finale doit encore être validée par le Secrétaire Communal ou le Syndic. Une fois la procuration validée, lors de sa prochaine connexion au Guichet Virtuel, le collaborateur pourra choisir si il souhaite agir en tant que personne physique ou représentant de la Commune.

Les droits d'accès des collaborateurs et élus étant associés à leur adresse e-mail privée il est nécessaire de mettre à jour leurs droits lors de chaque chaque changement de statut des collaborateurs et élus. Pour les communes, cette tâche incombe au Secrétaire Communal ou au Syndic. En cas de départ simultané du Syndic et du Secrétaire Communal, si l'attribution des nouveaux droits n'a pas été faite avant leur départ, il est nécessaire de contacter la Préfecture pour qu'elle donne les bons droits aux nouveaux Secrétaire Communal et Syndic.

Après chaque changement de statut d'un collaborateur ou élu, le Secrétaire Communal ou le Syndic se connecte au Guichet Virtuel avec le profil de la Commune:

• En cas de changement de statut du Secrétaire Communal ou du Syndic, les changements se font depuis l'onglet Gestion des collaborateurs de la page Informations sur la société.
• En cas de changement de statut d'un autre collaborateur ou employé, les changements se gèrent depuis la page Procurations et droits d'accès.

Lors de l'utilisation du Guichet Virtuel en tant que Commune il est important de quand même se connecter au Guichet avec son email privé et non l'email attribué par la commune.

Par exemple, il faut utiliser comme login maria.bernasconi@bluewin.ch et non maria.bernasconi@commune.ch.

L'adresse privée utilisée ne sera jamais vue par les autres collaborateurs de la Commune.