1. Introduction
Importance de la protection des données : Le respect de la vie privée est pris très au sérieux par les organes en charge du guichet virtuel. Les données personnelles sont traitées avec le plus grand soin et conformément aux lois de protection des données en vigueur.
2. Champ d'application
Portée de la déclaration : Cette déclaration de protection des données s'applique exclusivement au guichet virtuel à l’exclusion de toute autre plateforme.
3. Définition des données personnelles et traitement
- Données personnelles : toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable utilisant le guichet virtuel.
- Traitement des données : les actions telles que la collecte, le stockage, la modification, l’utilisation, la communication et l’élimination de données personnelles via les infrastructures du guichet virtuel.
4. Responsabilités du traitement des données
- Organes en charge du guichet virtuel : La Chancellerie d’Etat et le Service de l’informatique et des télécommunications sont les organes responsables de la plateforme du guichet virtuel et des services de base sur lesquels s’appuient les prestations administratives en ligne pour fonctionner normalement.
- Autorités et entités partenaires : Les prestations administratives en ligne sont de la responsabilité de l’autorité qui fournit la prestation.
- Tiers et sous-traitants : Les tâches confiées à des tiers et/ou à des sous-traitants sont de la responsabilité de l’autorité qui fait appel au tiers ou au sous-traitant.
5. Finalité du traitement des données
Utilisation des données : Les données personnelles sont traitées dans le but de faciliter les interactions avec le guichet virtuel, de fournir les prestations et les services demandés par les usagers et les usagères et d’assurer le fonctionnement et la sécurité du guichet virtuel.
Statistiques : Dans le but d’améliorer la qualité des prestations proposées et d’offrir une expérience utilisateur optimale, le guichet virtuel utilise des données anonymisées à des fins d'analyse statistique. Ces données servent à mieux comprendre les tendances d'utilisation, à optimiser les processus et à répondre plus efficacement aux besoins des usagers et des usagères.
6. Types de données traitées et accès
- Collecte des données : Le guichet virtuel traite divers types de données personnelles telles que les informations de contact, les données nécessaires à la délivrance de la prestation demandée, l’historique des transactions et des paiements, les identifiants de personnes, etc. La liste des données traitées peut être consultée à l’article 18 de l’ordonnance sur le guichet virtuel (OGV, RSF 184.13).
- Accès aux données : L’accès aux données traitées dans le guichet virtuel est segmenté de sorte que chaque organe n’ait accès qu’aux données qui lui sont nécessaires en vue de l’accomplissement de ses tâches.
7. Destinataires des données personnelles
Les données personnelles collectées via le guichet virtuel sont accessibles aux personnes et organisations suivantes :
- Organes responsables du guichet virtuel : Cela peut inclure des employés informatiques, des gestionnaires de base de données, et des responsables de la sécurité des systèmes d'information qui assurent le bon fonctionnement et la sécurité du guichet. L’accès de ces personnes aux données du guichet virtuel est strictement limité à l’accomplissement des tâches de gestion du guichet.
- Organe responsable de la délivrance de la prestation demandée : Selon la nature de la demande (par exemple, commande de documents officiels, inscription à un service public, etc.), les données sont partagées avec le service compétent pour traiter la demande.
- Sous-traitants : La délivrance de certaines prestations peut requérir le concours d’un ou plusieurs sous-traitants en vue d’accomplir des tâches définies. La liste des sous-traitants et des données qui leur sont confiées figurent au § 9 de la présente déclaration.
8. Consentement au traitement des données pour la délivrance de prestations
En principe, la délivrance d’une prestation administrative en ligne est subordonnée au consentement de l’usager ou de l’usagère à la collecte des données nécessaires au traitement de la demande.
- Consentement implicite : Pour les prestations qui ne nécessitent pas le traitement de données personnelles sensibles et qui ne présentent pas d’autres risques particuliers, la page Internet sur laquelle se trouve la prestation requise indique à l’usager ou à l’usagère quelles données sont nécessaires à sa délivrance. L’usager ou l’usagère est réputé consentir au traitement de ces données si, sur la base de l’information qu’il a reçue, il poursuit la procédure.
- Consentement explicite : Pour le traitement de données sensibles et d’autres formes de traitement qui présentent un risque plus élevé, une fenêtre de consentement apparaît sur l’écran de l’usager ou de l’usagère. La fenêtre de consentement indique quelles données sont traitées et/ou quels risques sont associés au traitement. Pour poursuivre sa demande, l’usager ou l’usagère doit obligatoirement cliquer sur un bouton grâce auquel il accepte expressément le traitement indiqué de ses données.
- Révocation du consentement : L’usager ou l’usagère peut révoquer en tout temps le consentement au traitement de ses données personnelles donné dans le cadre de l’utilisation du guichet virtuel. Les effets de la révocation se limitent au traitement des données personnelles qui ne peuvent légalement pas être traitées sans le consentement de l’usager ou de l’usagère. De plus, il n’est plus possible de révoquer le consentement donné à un ou plusieurs traitements ayant déjà été entièrement effectués.
- Conséquence d’un refus de consentement : Le refus de fournir certaines données peut restreindre l'accès à certaines prestations. Dans ce cas, l’usager ou l’usagère peut obtenir la prestation demandée en optant pour un autre canal de délivrance.
Toutefois, aucun consentement n’est requis lorsque le traitement des données est prévu par la loi.
9. Traitements des données externalisés
Prestataires tiers : En principe, les données du guichet virtuel sont traitées sur les infrastructures propres à l’État. Toutefois, certaines données relatives à certaines prestations proposées par des tiers sur le guichet virtuel peuvent être traitées et hébergées chez ces derniers.
Liste des prestataires tiers :
- eOperations Suisse SA : Ce prestataire fournit la prestation eDéménagement qui permet aux personnes domiciliées en Suisse d’effectuer leur annonce de déménagement en ligne.
- Datatrans AG : Ce prestataire fournit la prestation sur laquelle repose le service de base ePay qui permet de s’acquitter en ligne du montant d’un émolument nécessaire à la délivrance d’une prestation.
Déclaration de protection des données applicable : Les traitements de données externalisés auprès de prestataires tiers sont régis par les conditions établies par ces prestataires, qui peuvent être consultées directement sur la page Internet desdits prestataires.
10. Conservation des données
Durée de conservation : Les différentes durées de conservation des données peuvent être consultées à l’article 19 de l’ordonnance sur le guichet virtuel (OGV, RSF 184.13).
11. Liens externes
Exonération de responsabilité : Les liens vers des sites tiers sont hors du contrôle et de la responsabilité des organes de l’Etat.
12. Cookies et technologies similaires
Utilisation de cookies : Le guichet virtuel utilise uniquement des cookies essentiels pour garantir la sécurité et le fonctionnement optimal du guichet virtuel. Ces cookies sont indispensables pour naviguer sur le site du guichet virtuel et utiliser les fonctionnalités proposées. En plus de ces cookies essentiels, nous utilisons un cookie spécifique pour mémoriser la langue d’utilisation de l’usager ou l’usagère. Aucun cookie de suivi, publicitaire ou analytique n'est utilisé sur le guichet virtuel.
13. Droits des usagers et des usagères
Droits à disposition : Les utilisateurs ont le droit d'accéder à leurs données, de demander leur correction ou suppression et de révoquer leur consentement au traitement des données. Ils peuvent le faire soit au moyen d’une fonction dédiée du guichet virtuel soit en s’adressant directement aux organes en charge du guichet virtuel.
14. Sécurité des données
Mesures de protection : Le guichet virtuel applique des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles contre les accès non autorisés et les pertes.
15. Modifications de la déclaration de protection des données
- Mises à jour : La présente déclaration de protection des données peut être modifiée à tout moment. Ces modifications peuvent être nécessaires pour se conformer à des changements législatifs, refléter de nouvelles fonctionnalités du guichet virtuel ou pour d'autres raisons.
- Information : Les usagers et les usagères de guichet sont informé-e-s des modifications apportées par l’envoi d’un courriel à l’adresse de messagerie électronique associée à leur compte sur le guichet virtuel.
- Version en vigueur : En cas de litige par rapport à la présente déclaration des données, la version en vigueur au moment où les faits litigieux se sont produits fait foi.
16. Contact
Adresse de contact : Toute question en lien avec la présente déclaration de protection des données peut être adressée au
Secrétariat de cyberadministration
c/o Chancellerie d’Etat
Route des Arsenaux 41, 1700 Fribourg,