La marche à suivre recommandée aux services sociaux régionaux est répertoriée ici par thèmes.

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Information concernant le préavis de la commune de domicile d’aide sociale et la notification des décisions à celle-ci (art 18 al. 2 let. a bis et art. 26 al. 1 LASoc)

Introduction

L’évolution des moyens technologiques disponibles pour l’échange et le traitement des données amène à clarifier les questions du préavis (art. 18 al. 2 let. a bis LASoc), des notifications des décisions des commissions sociales aux communes (art. 26 al. 1 LASoc) et du traitement des données dans le cadre de la loi sur l’aide sociale avec les recommandations suivantes. Cette information remplace les précédentes communications à ce sujet.

Préavis de la commune de domicile d’aide sociale

Les services sociaux régionaux (SSR) ont l’obligation de demander le préavis à la commune de domicile d’aide sociale dans le cadre de l’instruction du dossier d’aide sociale (art. 18 al. 2 let. a bis de la LASoc). La possibilité est ainsi donnée à la commune concernée de faire état de nouveaux éléments d’appréciation uniquement connus de sa part, puisque liés à son rapport de proximité avec la personne dans le besoin. La forme de ce préavis, son contenu ou encore la manière de le porter à la connaissance de la commune d’aide sociale ne sont pas précisés dans la loi. Le but étant de laisser la liberté aux communes, rattachées à un même service social régional appliquant la LASoc, de définir elles-mêmes le cadre et les modalités de ce préavis.

Ainsi le préavis peutêtre verbal ou écrit, succinct ou étoffé. Il peut être notifié par le Conseil communal à l’adresse de la commission sociale ou être délégué au responsable des affaires sociales qui devient alors la personne de contact avec la commission sociale. Dans un autre cas de figure, il se pourrait que le représentant ou la représentante communal-e membre de la commission sociale, ait reçu de la part de son conseiller ou de sa conseillère communal-e, la compétence de donner le préavis communal.

A noter que la commission sociale n’est pas dans l’obligation de suivre le préavis de la commune de domicile d’aide sociale, son analyse pouvant la conduire à une décision différente. Rappelons en effet que le législateur, en donnant le pouvoir de décision à la commission sociale, a voulu transférer ledit pouvoir de l’autorité politique élue à une instance indépendante (cf. Message du Conseil d’Etat du 12 mars 1991 accompagnant le projet de loi sur l’aide sociale). Le fait qu’un service social demande le préavis tardivement ou qu’il oublie de le faire, ne rend pas caduque la décision de la commission sociale. Les éventuels éléments nouveaux apportés ultérieurement par le préavis impliquent, le cas échéant, une nouvelle analyse de la situation par la commission sociale.

Par ailleurs, l’exigence du préavis ne doit pas entraver l’efficacité et la rapidité ni de l’instruction, qui est de la compétence du service social (18 al.2 let. a bis LAsoc), ni de la procédure de décision devant la commission sociale. Si la commission sociale refuse de statuer ou tarde à se prononcer, la personne dans le besoin peut saisir l’autorité de surveillance, soit la préfecture, pour déni de justice ou retard injustifié. Demeure la possibilité pour le service social, en cas d’urgence, de décider lui-même d’accorder une aide matérielle limitée, puis de soumettre sa décision à la commission sociale pour ratification (18 al. 2 let. c LASoc).

Notification des décisions des commissions sociales à la commune de domicile d’aide sociale

La LASoc exige que toute décision de la commission sociale soit notifiée, avec les voies de droit, à la personne concernée, à la commune de domicile d’aide sociale et au Service de l’action sociale pour les cas relevant de la législation fédérale (art. 26 al. 1 LASoc). Conformément à l’article 37 LASoc, a qualité pour agir, outre la personne qui sollicite une aide sociale, la commune de domicile d'aide sociale et le Service de l'action sociale, contre les décisions rendues par les commissions sociales.

La commission sociale décide de l’octroi, du refus, de la modification, de la suppression et du remboursement de l'aide matérielle (art. 20 LASoc). Doit être notifiée la décision de la commission sociale et aucun autre document (procès-verbal de séance ou autre). Les notifications doivent être opérées au fur et à mesure des prononcés. Pour ce qui est de la commune, les notifications doivent être adressées au Conseil communal ou à la personne qu’il désigne. Dans un souci d’efficience et dans le respect de la loi sur la protection des données (LPrD ; cf. ci-dessous), les services sociaux et les communes adoptent les modalités adéquates pour la notification. Il ne peut être constitué ni envoyé de listes de bénéficiaires.

Traitement des données : transmission, consultation, hébergement et stockage

Dans la mesure où les données figurant dans la demande d’aide sociale et dans la décision de la commission sociale sont des données sensibles (art. 3 let. c ch. 3 LPrD) exigeant un devoir de protection accrue (art. 8 LPrD) et le respect de la confidentialité, il appartient à la commune de domicile d’aide sociale de s’assurer que le préavis et la notification soient communiquées uniquement aux personnes habilitées avec toutes les précautions qui s’imposent.

Il y a également lieu de préciser que la commune de domicile d’aide sociale ne peut pas consulter le dossier instruit par le service social ni le procès-verbal de la commission sociale. Ces derniers ne doivent donc pas être transmis au conseil communal. Seuls les membres de l’autorité d’aide sociale et le personnel du service social y ont accès, afin de préserver la confidentialité des données. Lorsqu’une conseillère communale ou un conseiller communal est aussi membre de la commission sociale, il appartient à cette personne de juger les informations et arguments pouvant être apportés au conseil communal.

En ce qui concerne l’hébergement et le stockage des documents, il y a lieu de considérer en particulier les cas où ces données sont traitées par une entreprise externe à l’administration publique. Chaque hébergeur a un niveau de sécurité différent. Toujours selon la LPrD, l’organe public qui fait traiter ses données par un tiers reste responsable de leur protection. Il appartient à la commune de donner les instructions nécessaires afin que le tiers traite les données conformément aux règles de la protection des données et dans le cadre de l’exécution du mandat (art. 18 al. 1 et 2 LPrD). La commune définit en fonction de l’étendue des risques et du degré de confidentialité des données, les mesures organisationnelles et techniques appropriées ; ces mesures peuvent porter aussi bien sur les personnes et les locaux que sur le matériel et la sécurité informatique.

Ainsi, les données doivent être hébergées à un endroit sécurisé et non accessible aux personnes non autorisées. Par conséquent, les locaux, les places de travail et les serveurs doivent être sécurisés. A noter que selon les dispositions de la protection des données, les serveurs doivent être hébergés en Suisse. Les données doivent être chiffrées au niveau de la transmission et du stockage. La clé de cryptage doit être détenue par le responsable des données au sein de la commune.

Concernant l’externalisation de l’hébergement (outsourcing), l’accord écrit du responsable du fichier est nécessaire. Un contrat d’externalisation doit être conclu et préciser ce qui suit :

  • l’hébergeur ne doit pas avoir accès aux données ;
  • un droit d’audit de la commune et de l’Autorité cantonale de la transparence et de la protection des données sur le/s prestataire/s est mentionné ;
  • en cas de sous-traitance des données par l’hébergeur lui-même, un accord écrit de la commune doit être donné et le contrat de sous-traitance doit lui être soumis ;
  • les responsabilités entre les mandants et le/s prestataire/s doivent être réparties ;
  • il doit exister une limite quant à la durée du traitement ;
  • les modalités du backsourcing (transfert des données du mandataire au mandant) doivent être prévues ;
  • les modalités de sauvegarde, archivage et radiation des données sont également prévues ;
  • des précisions sur le droit applicable et le for judiciaire doivent être données ;
  • il existe une clause de confidentialité.

Remarque

En matière d’archivage, les communes, les associations de communes et les agglomérations organisent l’archivage de leurs dossiers et documents conformément aux principes fixés par la loi sur l’archivage et les Archives de l’Etat (LArch). En complément à cette loi, un règlement sur l’archivage (RArch) adopté par le Conseil d’Etat est entré en vigueur le 1er juillet 2019.

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