L'Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation tient un registre des fichiers (art. 19 ss LPrD) qui contient l'ensemble des déclarations de fichiers, sauf celles des communes qui ont leur propre autorité de surveillance. Le registre des fichiers et les déclarations de fichiers constituent en effet des outils importants pour les différents partenaires de la protection des données. D'abord, ils obligent les organes publics à examiner ce qui existe chez eux, le bien-fondé des récoltes et des communications, les questions en relation avec le stockage, la conservation, la sécurité des données personnelles et leur permettent d'avoir une vue d'ensemble sur leurs fichiers. Ensuite, ils donnent aux particuliers la possibilité de prendre connaissance de l'existence et des caractéristiques des fichiers tenus par chaque collectivité, et permettent ainsi à tout individu d'exercer son droit d'accès. Enfin, ils fournissent à l'Autorité des informations pour ses tâches légales de conseils, de contrôle et de surveillance.