Description
Descriptif de l’action
Smart Event est un service destiné aux manifestations temporaires du canton de Fribourg. Il propose un accompagnement permettant d'anticiper les risques liés à l'organisation d'un événement et de mettre en place des mesures adaptées en matière de prévention, de protection de la jeunesse, de sécurité et de durabilité.
Pour les manifestations temporaires, différentes démarches sont possibles : le préavis Smart Event, le label Smart Event et le label Smart Event+.
Dans le cadre de Smart Event+, les manifestations peuvent notamment agir sur la gestion et la réduction des déchets, la mobilité, l’alimentation et les achats, l’utilisation des ressources, l’accessibilité et l'inclusion ainsi que l'implication des acteurs économiques locaux.
La démarche est facultative et s’effectue en parallèle de la procédure officielle d’autorisation de la manifestation. Elle ne remplace pas cette dernière.
Avantages et risques
Avantages :
- Bénéficier de conseils et d'un accompagnement professionnel dans l'organisation de la manifestation.
- Renforcer la prévention et la protection de la jeunesse, notamment en matière de consommation d'alcool et de comportements à risques.
- Améliorer la sécurité et anticiper certains risques organisationnels.
- Avec Smart Event+, réduire l'impact environnemental de la manifestation et renforcer ses dimensions sociales et économiques.
- Valoriser l'engagement des organisatrices et organisateurs auprès du public, des autorités et des partenaires.
- Pour les manifestations labellisées, bénéficier de matériel, de prestations ou de rabais proposés par les partenaires de Smart Event.
- Encourager une amélioration continue des manifestations organisées sur le territoire communal.
Mise en oeuvre
Déroulement du projet
- Nommer une-e référent-e
- Définir les mesures
- Enregistrer la demande
- S’entretenir avec la Police et REPER
- Obtenir les autorisations
- Faire le bilan
Les étapes concernent uniquement la labellisation. Pour Smart event service, un appel suffit.
Etape1 : Définir une personne au sein du comité d’organisation pour demander la labellisation et identifier quelles mesures préventives peuvent être mises en place durant la manifestation. Au moins 5 des 15 mesures doivent être remplies.
Etape 2 : Envoyer une demande de labellisation sur le site de SmartEvent au moins 60 jours avant la manifestation. Un numéro de dossier (clé) vous est attribué pour enregistrer la demande de labellisation et compléter le formulaire.
Etape 3 : Faire valider la demande de labellisation lors d’un entretien avec la Police Cantonale et REPER qui réceptionnent les demandes, convoquent les membres du comité d’organisation afin de valider le contenu de la demande et de soumettre un préavis de labellisation à la préfecture.
Etape 4 : Demander l’autorisation pour la manifestation temporaire à la préfecture. REPER fournit ensuite le label Smart Event (en cas de refus du label, des adaptations sont proposées par REPER).
Etape 5 : Effectuer une courte visite de la manifestation avec un-e membre de REPER afin de constater le travail réalisé sur la place de fête et d’envisager des pistes d’amélioration pour une future édition.
Points sur lesquels porter une attention particulière
Etape 2 : Certaines mesures retenues peuvent nécessiter une organisation, des ressources humaines ou des moyens financiers spécifiques
Etape 2 : Plus la démarche est intégrée tôt dans la préparation de la manifestation, plus les mesures proposées peuvent être mises en œuvre efficacement.
Etape 3 : Une demande doit être initiée suffisamment tôt, en principe au moins 60 jours avant le début de la manifestation.
Etape 4 : La démarche Smart Event ne remplace pas les demandes d'autorisation nécessaires à l'organisation d'une manifestation.
Suivi et évaluation
Un bilan et, au besoin, un entretien avec des membres du comité d’organisation vient clore cet engagement. Un bref compte-rendu est également adressé à la préfecture et aux partenaires.
Coûts et ressources
Coûts chiffrés
La labellisation ne nécessite aucun coût particulier. La démarche est adaptée à tout type de manifestation.
Soutien possible
Smart event accompagne les organisatrices et organisateurs dans le choix et la mise en œuvre des mesures.
Les manifestations labellisées peuvent notamment bénéficier, selon les offres disponibles :
- De matériel de prévention ;
- De matériel ou de prestations mis à disposition gratuitement ou à tarif préférentiel ;
- De rabais proposés par les partenaires de Smart Event ;
- D’une visibilité supplémentaire pour leur manifestation.
Les prestations et avantages disponibles sont présentés sur le site Smart Event.
Références
Exemples de réalisation
La liste des manifestations labellisées depuis 2017 est disponible sur Smartevent .
Contacts
Smart Event / REPER – Prévention et promotion de la santé
Courriel : smartevent@reper-fr.chSite internet : www.smartevent.info
