Description
Descriptif de l’action
Depuis quelques années les espaces de travail partagés ont le vent en poupe en Suisse. Nouvelle forme d’organisation, l’espace de travail partagé est un lieu qui combine mise en commun du bureau et parfois des connaissances. Un vrai réseau d’échange s’installe, avec des opportunités de rencontres et de partage d’expériences.
Les espaces de travail partagés s’adressent aux personnes travaillant seule à la maison, à celles ayant un long trajet à parcourir jusqu’à leur lieu de travail et qui ont la possibilité de travailler à distance ou encore à des start up qui n’ont pas encore de bureaux et qui souhaitent travailler en équipe.
Avantages et risques
Avantages :
- Limitation des trajets pendulaires
- Soutien au commerce local (restaurant à midi)
- Amélioration de la qualité de vie des utilisateurs et utilisatrices (meilleure conciliation vie professionnelle / privée)
- Echange de compétences professionnelles, création de collaborations éventuellement source de nouvelles activités économiques
Risques :
- Sous-évaluation des ressources nécessaires à la gestion de l’espace
- Sous-utilisation de l’espace due à une mauvaise estimation des besoins
- Après une première période d’intérêt, risque que l’espace ne soit plus utilisé sans promotion en continu
Mise en oeuvre
Déroulement du projet
- Nommer un-e responsable
- Choisir et équiper l'espace
- Créer un systèmes de réservation
- Informer les habitant-e-s
- Entretenir le lieu
Etape 1: Nommer une personne en charge du projet et qui ensuite se chargera de la gestion de l’espace de travail partagé (suivi des réservations, entretien).
Etape 2: Identifier un espace susceptible d’accueillir plusieurs places de travail avec éventuellement une salle de réunion séparée. L’idéal est un endroit accessible avec les transports publics. Certaines communes possèdent des locaux inutilisés qui peuvent convenir.
Etape 3: Equiper l’espace de travail partagé. L’aménagement des bureaux peut aller du très simple au plus complexe. Le minimum consiste en des bureaux, l’accès wifi et une imprimante. Selon la taille et l’équipement existant, il est aussi possible d’offrir un coin cuisine partagé.
Etape 4: Mettre en place un modèle de réservation et de location des places. Evaluer si une facturation des places de travail en fonction de l’utilisation est souhaitée. Des options de réservation fixes et/ou flexibles sont possibles. Prévoir un mode d’inscription, par ex. en ligne.
Etape 5: Définir des règles de comportement et de bon usage des lieux.
Etape 6: Annoncer l’offre aux habitants et habitantes de la commune, par exemple via le bulletin d’information, le site Internet ou les réseaux sociaux.
Etape 7: Assurer l’entretien et la propreté des lieux.
Points sur lesquels porter une attention particulière
Etape 2 : De préférence, choisir un lieu facilement accessible en transport publics.
Etape 4 : Mettre en place un système de réservation simple et efficace, accessible à tous, pour maximiser l’utilisation des places de travail et éviter les conflits.
Etape 5 : Soigner la communication afin de faire connaître l’offre de manière large et d’exploiter au mieux son potentiel.
Suivi et évaluation
La personne en charge de la gestion s’assure que les règles de comportement et d’usage des lieux sont respectées. Les utilisateurs et utilisatrices sont avant tout là pour travailler. Une espace de travail partagé demande un suivi en continu par la personne chargée de sa gestion (suivi des réservations, maintenance des locaux, éventuels soucis techniques wifi/imprimante, etc).
Coûts et ressources
Coûts chiffrés
Les frais pour la commune consistent en :
- Frais d’équipements, qui peuvent être important si l’espace n’est pas préalablement équipé
- Frais de location de l’espace si la commune n’est pas propriétaire du lieu
- Coûts de gestion et de maintenance (nettoyage) de l’espace.
Selon le modèle de location des places choisi, la commune pourrait également avoir des rentrées financières.
Soutien possible
–
Références
Exemples de réalisation
Il existe plusieurs solutions offertes par des tiers dans le canton de Fribourg et la plupart rencontrent un vrai succès, notamment lorsqu’ils sont proches des transports publics. Plusieurs modes de fonctionnement sont possibles (voir les sites suivants) :
Contacts
–
