Accès aux documents officiels détenus par les organes publics

Comment faire pour demander l'accès à un document ?

Il est conseillé d'utiliser les formulaire et modèle de lettre mis à disposition sur ce site. La demande doit être adressée à l'organe public qui a émis le document souhaité ou qui l'a reçu de la part de tiers non soumis à la loi sur l'information et l'accès aux documents.  Une demande d'accès n'est soumise à aucune exigence formelle et elle n'a pas à être motivée. Néanmoins, elle doit contenir les indications suffisantes pour permettre l'identification du document officiel demandé.  En cas de besoin, l'autorité pourrait souhaiter que la demande soit formulée par écrit (art. 31 LInf).

 

Dans quels cas une requête doit être considérée comme une demande d'accès au sens de la LInf ?

Une requête doit être considérée comme une demande d'accès au sens de la loi sur l'information et l'accès aux documents, lorsqu'elle porte sur un ou plusieurs documents officiels accessibles au sens de la loi précitée. Ne sont pas considérées comme des demandes d'accès, les requêtes concernant des documents qui ont déjà été publiés, des renseignements généraux (p.ex. l'état d'un projet) ou la consultation ou la remise d'informations régies par une législation spéciale (p.ex. la consultation de documents relatifs à des procédures civiles, pénales, de juridiction administrative et d'arbitrage pendantes, la consultation du dossier par les parties durant une procédure administrative de première instance, l'accès d'une personne aux données la concernant).

 

Est-ce qu'il faut payer l'accès ?

En principe, la consultation est gratuite, mais il y a des exceptions, notamment si la demande nécessite un travail d’une certaine importance ou si des copies sont fournies. L’organe public informe l’auteur-e de la demande du montant prévisible de l’émolument (art. 24 LInf et art. 4ss OAD). 

 

Comment se passe la consultation des documents ?

Différents modes de consultation sont prévus dans la loi :

> la consultation du document sur place ;
> l’obtention de copies papier ou d’une copie électronique ;
> l’obtention de renseignements sur le contenu du document par téléphone.

La consultation des documents a lieu auprès de l’organe public compétent pour le traitement de la demande d’accès (art. 23 LInf).

 

L'accès à un document peut-il être refusé ?

Effectivement, tous les documents ne sont pas ouverts à la population. Il y a notamment des exceptions en cas :

> d'intérêt public prépondérant reconnu p.ex. si l'accès au document peut mettre en danger la sûreté de l'Etat ou l'ordre public ;
> d'intérêt privé prépondérant reconnu p.ex. lorsque l'accès peut porter atteinte à la protection des données personnelles.

Dans ces cas, l'organe public fait une pesée des intérêts pour déterminer l'existence d'un intérêt public ou privé prépondérant et se voit éventuellement amené à restreindre, différer ou refuser l'accès au document demandé (art. 25 ss LInf et art. 7ss OAD).

A l'exception du domaine de l'environnement, il existe des motifs de restriction catégoriques au droit d'accès (exceptions fixes). En présence d'un tel motif de restriction, l'organe public peut en principe se contenter de rejeter la demande d'accès sans avoir à procéder à son évaluation, ni à une pesée des intérêts. C'est le cas  lorsqu'il est question :

> de procès-verbaux de séances non publiques ;
> de réflexions individuelles, échanges de vue et avis de nature politique ou stratégique dans des notes internes servant aux   discussions des organes publics ;
> de documents préparatoires des organes exécutifs, avant la décision ;
> de domaines régis par une législation spéciale.

Sauf pour les domaines qui sont régis par une législation spéciale, les organes publics sont cependant libres de donner volontairement accès à ces documents, à condition que tous les concernés soient d'accord et que les règles de la protection des données soient respectées.

Existe-t-il des voies de recours ?

Si la réponse de l'organe public ne satisfait pas l'auteur-e de la demande, il-elle a la possibilité de déposer une requête de médiation, dans les trente jours qui suivent la détermination de l'organe public auprès de l'Autorité cantonale de la transparence et de la protection des données. Lorsque la médiation n'aboutit pas, une recommandation écrite est établie, suivie d'une décision d'office de l'organe public. Cette décision est susceptible de recours (art. 33ss LInf).

Dans le domaine de l'environnement, la recommandation et la décision de l'organe public sont remplacées par une décision de la Commission cantonale de la transparence et de la protection des données dans le cas où la demande d'accès a été adressée à une entité privée sans pouvoir décisionnel. Les personnes et organes concernés ont qualité pour recourir contre cette décision.

Quelle technique de caviardage est à appliquer si l'organe public se voit amené à restreindre l'accès à un document officel ?

L'organe public doit utiliser une technique de caviardage qui assure que les passages caviardés ne peuvent plus être lus ni reconstitués tout en laissant les occultations clairement reconnaissables (art. 7 al. 3 OAD). L'organe public scanne le document caviardé, l'imprime et donne accès uniquement à la version papier.

 

Est-ce que ces règles sont valables dans tous les domaines ?

Dans le domaine de l'environnement, il existe des règles particulières en matière de droit d'accès qui vont plus loin que pour les autres domaines de l'information. Ces règles visent à renforcer le principe de la transparence dans le cadre des activités menées par les collectivités publiques ou des personnes de droit privé qui lui sont proches, et qui ont une influence directe sur l'état de l'environnement.

De manière générale, les exceptions au droit d'accès prévues dans la LInf et par la législation spéciale doivent à chaque fois être interprétées conformément aux exigences de la Convention d'Aarhus (art. 25 al. 4 LInf). Le principe de l'interprétation conforme signifie qu'en cas de demande d'accès se rapportant à une information sur l'environnement, les dispositions de la LInf doivent être interprétées et appliquées dans un sens qui respecte l'esprit et les objectifs poursuivis par la Convention d'Aarhus.

La Convention d'Aarhus rend en outre certaines exceptions au droit d'accès inopposables au demandeur si l'information requise se rapporte au domaine de l'environnement. C'est le cas en particulier de la protection des données des personnes morales ; cela ne veut toutefois pas dire que les personnes morales sont privées de toute protection à l'égard de leurs données personnelles dans le domaine de l'environnement. La protection des secrets professionnels, d'affaires ou de fabrication est en effet réservée (art. 27 al. 3 LInf in fine).

Finalement, la Convention d'Aarhus prévoit des délais plus courts pour traiter des demandes d'accès. Si le demandeur le requiert, la décision qui clôt la procédure d'accès au sens de l'art. 33 al. 3 LInf doit être rendue dans un délai de soixante jours au maximum à compter du dépôt de la demande (art. 36 al. 1bis LInf et art. 13a OAD). Ce délai de soixante jours inclut, le cas échéant, la consultation des éventuels tiers concernés, la mise en oeuvre d'une procédure de médiation avec le ou la Préposé-e, ainsi que le rendu de la recommandation. Lorsque les délais sont raccourcis, la détermination est rendue au plus tard dans les vingt jours (art. 13a al. 2 OAD) et une éventuelle requête en médiation doit être déposée dans les cinq jours après la réception de la détermination (art. 14 al. 1bis OAD). Comme les impératifs de célérité et de protection de la personnalité des tiers peuvent être difficiles à concilier, l'art. 36 al. 1bis est toutefois facultatif. Si le demandeur l'invoque, il disposera logiquement de délais considérablement raccourcis soit pour prendre position, soit pour invoquer les différents droits dont il dispose.

Comment puis-je avoir accès aux documents contenant des données personnelles qui me concernent ?

L’accès aux documents qui contiennent des données personnelles concernant l’auteur-e de la demande est régi non pas par la loi sur l’information et l’accès aux documents (art. 21 LInf), mais par la loi du 25 novembre 1994 sur la protection des données (LPrD). L’art. 23 LPrD dispose que toute personne peut demander au responsable d’un fichier si des données la concernant y sont traitées. Le responsable du fichier communique au requérant ou à la requérante toutes les données le ou la concernant qui sont contenues dans le fichier. Le responsable du fichier peut refuser, restreindre ou différer la communication des renseignements, notamment si un intérêt public le commande ou si l’intérêt digne de protection d’un tiers l’exige.

 

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